Memecah Teks Menggunakan Excel: 7 Langkah (dengan Gambar)

2024 Pengarang: John Day | [email protected]. Terakhir diubah: 2024-01-30 09:59

Instruksi ini akan menunjukkan kepada Anda cara memecah (dalam istilah komputer, mengurai) teks menggunakan Excel. Instruksi akan memperkenalkan Anda ke beberapa perintah penanganan teks di Excel. Instruksi ini akan didasarkan pada Excel 2007, tetapi akan berfungsi dalam versi perangkat lunak terbaru. Teknik ini dapat diterapkan pada berbagai data.

Langkah 1: Buat Daftar Nama Anda

Di Sel A1, masukkan Nama tajuk kolom. Daftar sering akan memiliki nama dalam bentuk Terakhir, Pertama. Masukkan beberapa nama untuk dikerjakan. Dalam istilah komputer, sekelompok karakter teks seperti nama kita di sini disebut string.

Langkah 2: Pangkas Ruang Ekstra

Sering kali, daftar dari program komputer atau disalin dari halaman web memiliki ruang ekstra. Excel memiliki fungsi yang disebut TRIM yang menghilangkan spasi ekstra; jika ada dua atau lebih spasi di tengah string, Excel menghapus semua kecuali satu, dan jika ada beberapa spasi di akhir string, Excel menghapus semuanya. Untuk menggunakan fungsi tersebut, masukkan header TRIMMED di Cell B1 lalu masukkan rumus =TRIM(A2). Untuk menunjukkan cara kerja fungsi, perhatikan pada gambar bahwa saya menambahkan spasi di depan nama depan, Jane. Fungsi TRIM menghapus semua spasi ekstra.

Langkah 3: Temukan Karakter Pembatas

Untuk memisahkan nama belakang dan nama depan ke dalam sel yang berbeda, kita perlu menemukan sesuatu yang membagi dua bagian (dalam istilah komputer, ini disebut pembatas); dalam kasus kami di sini adalah koma. Untuk melakukan ini, kami akan menggunakan fungsi string di Excel. Di Sel C1, masukkan header Koma dan di Sel C2 masukkan rumus: =FIND(", ", B2). Dalam bahasa Inggris, rumus ini berarti Lihat di Sel B2 dan cari tahu di mana komanya. Saat Anda menekan enter, Sel C2 akan mengembalikan angka 6 (jika nama di Sel B2 adalah Smith, Jane) yang merupakan posisi koma dalam string. Kami melakukan fungsi pada nama yang dipangkas.

Langkah 4: Menemukan Nama Depan

Sekarang saatnya untuk menemukan nama depan. Untuk melakukan ini, kita akan menggunakan fungsi yang disebut MID, yang digunakan untuk menarik bagian dari string dari MIDdle dari string. Di Sel D1, masukkan header F_Name. Di mana nama depan dimulai? Nah, karena kita tahu koma ada di posisi 6 (angka yang dikembalikan di kolom Koma) dan ada satu spasi (ingat, kita memangkas string) nama depan harus dimulai dua posisi setelah koma (satu untuk spasi setelahnya, lalu satu lagi untuk huruf pertama dalam nama depan). Di Sel D2 masukkan rumus =MID(B2, C2+2, 100) dan tekan enter. Anda akan melihat Jane di sel. Begini cara rumus diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris: Ambil string di Sel B2, mulai 2 karakter melewati koma, dan tarik 100 karakter. Dengan memberi tahu Excel untuk mengambil 100 karakter, kami mengatakan ambil semuanya dari karakter 8 hingga akhir string; apakah ada 1 karakter atau 100 Excel akan mendapatkan semuanya.

Langkah 5: Menemukan Nama Belakang

Sekarang untuk nama belakang. Kali ini, kita akan menggunakan fungsi LEFT, yang menarik teks dari sisi kiri string (nama yang cerdik, ya?). Di Sel E1, masukkan header L_Name. Jadi di mana nama belakang berakhir? Kita tahu koma ada di posisi enam dalam contoh ini, jadi nama belakang harus diakhiri 1 karakter sebelum itu. Di Sel E2 masukkan rumus =LEFT(B2, C2-1) dan tekan enter. Anda harus melihat Smith. Diterjemahkan rumusnya mengatakan: Ambil angka di Sel C2 dan kurangi 1; ambil banyak karakter dari sisi kiri string di Sel B2.

Langkah 6: Salin Rumus

Salin rumus bawaan Anda ke bawah untuk memproses sisa nama dengan menyorot Sel B2 hingga E2. Anda akan melihat bahwa di sudut kanan bawah seleksi ada kotak hitam kecil; menahan tombol kiri mouse Anda, pilih kotak hitam kecil dan seret ke bawah (saat mouse Anda melayang di atas tempat yang benar, itu akan berubah menjadi tanda 'plus'). Tahan tombol kiri mouse dan seret ke bawah hingga Anda mencapai baris terakhir nama dalam daftar Anda dan lepaskan tombol kiri mouse.

Langkah 7: Menyelesaikan

Sekarang Anda tidak ingin formula, Anda ingin nama. Kami hampir selesai. Sorot Sel D2 hingga E6. Di dalam area yang disorot, klik tombol kanan mouse Anda. Perbatasan harus berubah menjadi garis putus-putus yang bergerak. Pilih Salin dari menu pintasan. Kemudian, mouse kanan lagi di dalam area yang disorot, tetapi kali ini pilih Tempel Spesial. Klik pada tombol radio Nilai, dan pilih OK. Periksa sel apa pun yang memiliki rumus (seperti D2 atau E5); rumus seharusnya diganti dengan hasil rumus. Klik pada A di bagian atas kolom A, dan tahan tombol kiri mouse tarik ke kolom C. Mouse kanan di area yang disorot dan pilih Hapus; Anda akan dibiarkan dengan daftar nama Anda dengan nama depan dan belakang di kolom yang berbeda. Ini adalah teknik fleksibel yang dapat Anda terapkan pada banyak situasi. Selamat bersenang-senang!